Sammensetning av styre, oppgaver og plikter: Mange styremedlemmer er ikke klar over ansvaret det medfører

Et godt sammensatt styre kan bidra til at en virksomhet drives godt og lykkes i å nå sine mål. Det å bli spurt om å påta seg et styreverv er en tillitserklæring, men det hviler også et stort styreansvar.

Sammensetning av styre, oppgaver og plikter | Exactum AS

I Norge har vi overvekt av små og mellomstore bedrifter og mer konsentrert eierskap. En antagelse er at eiere dermed får større påvirkningskraft i bedriften. Dette kan bety at styret i norske små- og mellomstore bedrifter ofte spiller en passiv rolle, og at de bare er til fordi loven krever det. Styrets kompetanse utnyttes ikke, og det stilles ingen forventninger til at styret skal bidra med noe annet enn formelle oppgaver. Mange styremedlemmer er derfor ikke klar over sine plikter som styremedlemmer, og som følge av dette er de heller ikke klar over hvilke konsekvenser det kan ha at pliktene ikke overholdes.

Sammensetning av styre og oppgaver

Det er mange måter å organisere økonomisk aktivitet på, og i de fleste selskaps- og organisasjonsformer finnes det et styre som sitter med den øverste utøvende myndighet og ansvar. Et godt sammensatt styre kan bidra til at en virksomhet drives godt og lykkes i å nå sine mål.  Styrets hovedoppgaver er forvaltning og tilsyn av selskapet. Dette omfatter blant annet å:

  • føre tilsyn med selskapets aktivitet og den daglige ledelse. Dette går ut på at styret skal sørge for at selskapet er forsvarlig organisert og har klare ansvarslinjer.
  • holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling.
  • påse at selskapet har en forsvarlig egenkapital og likviditet i forhold til risiko og omfang av selskapets aktivitet. Hvis styret finner at egenkapitalen ikke er forsvarlig, plikter styret straks å foreslå tiltak og innkalle til generalforsamling. Hvis tiltakene gjør at ting ikke ser bedre ut, har styret plikt til å begjære oppbud. Dette ansvaret hviler på det enkelte medlem, selv om selskapet søker råd hos regnskapsfører, revisor mv.
  • påse at selskapet har tilstrekkelige planer, budsjetter, økonomiske rapporter, forsikringer, retningslinjer og eventuell revisjon.
  • kontrollere at daglig leder følger planer og rapporteringsrutiner. Styret kan fastsette instruks for daglig leder. Har ikke selskapet daglig leder skal det øvrige styret føre tilsyn med styreleder som i slike tilfeller utøver funksjonen som daglig leder.

For å forstå styrets rolle er det viktig å ha kjennskap til lovverket. I Norge er det aksjelovgivningen som lovmessig fastsetter styrets rolle. Aksjelovene er laget for å sikre at norske selskaper drives på en forsvarlig og hensiktsmessig måte. For å sikre at styret ivaretar sine oppgaver og sitt ansvar, anbefales det at styret lager en plan for styrearbeidet for eksempel et års hjul som angir hvilke saker som skal på agendaen. Godt styrearbeid dreier seg om å forstå styrets rolle og styrets ansvar. Hvordan et styre fungerer, er også avhengig av hvem som sitter i det. Sammensetningen og størrelsen på et styre er faktorer som kan spille en viktig rolle for bedriftens resultater og utvikling.

Det er opp til selskapet å bestemme hvor mange medlemmer styret skal ha, jf. aksjeloven § 6-1. Små styrer kan gå glipp av det større perspektivet, mens store styrer kan derimot bli dominert av noen få personer, mens flertallet er passive. Det er ikke krav om varamedlemmer, men det er krav om at halvparten av styremedlemmene må være bosatt i Norge eller i EØS-stat jf. aksjeloven § 6-11.

Mangfold i styrerommet kan være verdiskapende da mangfold blant styremedlemmer skaper nye synsvinkler og meninger, ulike erfaringer, motsetninger og spenningsfelt. Økt mangfold i styrerommene både med hensyn til kjønn, alder og bakgrunn, kan også bidra til bedre strategiske valg, mer innovasjon, raskere omstillinger, som igjen kan gi bedre lønnsomhet. Jo flere typer styremedlemmer, og jo flere typer nettverk disse har tilhørighet til, desto bedre er dette for den samlede ressursbasen som styret skal være. Variasjon har betydning for styrets sammensetning som team, men også for det arbeidet som styret skal utføre.

Erstatningsplikt kan være aktuell ved manglende oppfyllelse av alle plikter, men vil kanskje forekomme hyppigst i forbindelse med manglende oppfyllelse av forvaltningsansvaret, jf. aksjeloven § 6-12 som krever at styret iverksetter de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. Styret skal videre iverksette slike undersøkelser dersom det kreves av ett eller flere medlemmer. Styret har med andre ord en selvstendig aktivitetsplikt, og kan ikke bare uten videre avvente at informasjonen skal komme fra ledelse/administrasjon. Gode rapporteringsrutiner med jevnlig rapportering vil være et viktig steg på veien.

Erstatningsansvaret til styre

Det å sitte i et styre medfører, som nevnt over, en rekke plikter, og hvis disse blir brutt enten ved at man tar en feil beslutning eller ikke gjør noe, kan det medføre ansvar. Dette kan være lovfestet ansvar i for eksempel aksjeloven §17-1 og selskapsloven § 2-43. Det kan også følge av det ulovfestede erstatningsansvaret som følger av rettspraksis. Det hviler derfor et stort ansvar på styret og styrets medlemmer.

Typiske forhold som kan utløse objektivt ansvar (uaktsomhet)

  • Unnlatelse av å sette opp planer og budsjetter (dersom en viss virksomhet, slik at dette er nødvendig, jf. aksjeloven § 6-12)
  • Uaktsomhet i forbindelse med fastsettelse av planer og budsjetter
  • Ikke holdt seg orientert om økonomisk stilling
  • Ikke holdt seg orientert om virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll
  • Ikke handlet, eller handlet for sent, når selskapet ikke har forsvarlig egenkapital eller likviditet og handleplikt inntrer etter aksjeloven § 3-5, jf. aksjeloven § 3-4.

§  3-4. Krav om forsvarlig egenkapital og likviditet

  • Selskapet skal til enhver tid ha en egenkapital og en likviditet som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet.

§ 3-5.Handleplikt ved tap av egenkapital

  • (1) Hvis det må antas at egenkapitalen er lavere enn forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet, skal styret straks behandle saken. Styret skal innen rimelig tid innkalle generalforsamlingen og gi den en redegjørelse for selskapets økonomiske stilling. Dersom selskapet ikke har en forsvarlig egenkapital i samsvar med § 3-4, skal styret på generalforsamlingen foreslå tiltak for å rette på dette.
  • (2) Hvis styret ikke finner grunnlag for å foreslå tiltak som nevnt i første ledd tredje punktum, eller slike tiltak ikke lar seg gjennomføre, skal det foreslå selskapet oppløst.

Aktsomhetsnormen

Det avgjørende for aktsomhetsnormen er hvordan ansvarsfulle og fornuftige styremedlemmer innenfor tilsvarende bransje ville ha opptrådt i samme situasjon. Spørsmålet blir om styremedlemmene burde ha handlet annerledes i den foreliggende situasjonen, og da på en måte hvor en eventuell skade eller tap ville blitt hindret.

Handleplikter

For å beskytte kreditorer og aksjonærer mot tap oppstiller aksjeloven handleplikter i § 3-4 og § 3-5. Etter § 3-4 skal selskapet til enhver tid ha en egenkapital og en likviditet som er «forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet».

Dersom selskapets ledelse i en slik situasjon ikke kan dokumentere hvordan dette håndteres, og også gjør dette på en forsvarlig måte, vil dette lett kunne føre til erstatningsansvar. Etter § 3-5 gjelder det også særskilte handleplikter dersom egenkapitalen er lavere enn forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten. I tillegg er det også i straffeloven en egen bestemmelse om bot eller fengsel inntil to år ved unnlatelse av å begjære gjeldsforhandling eller konkurs.

Opplysningsplikt

Ut fra alminnelige ulovfestede krav om aktsomhet og lojalitet, vil det også oppstå opplysningsplikt overfor kontraktsparter om selskapets stilling. Her tilsier rettspraksis at man må innrømmes et visst strategisk spillerom, men dette kan også by på vanskelige grensedragninger i etterkant. Det vil dermed være viktig å kunne dokumentere de vurderinger som er foretatt, herunder at man har innhentet nødvendige råd både økonomisk og juridisk dersom man mangler kompetanse selv .

Individuelt ansvar

Styreansvaret er individuelt, slik at dette skal vurderes særskilt for det enkelte styremedlem. Dersom man er uenig med flertallet, bør dette i det minste dokumenteres i styreprotokollen. Gjelder det spørsmål om kritiske veivalg og avgjørende strategibeslutninger, kan det også være nærliggende å vurdere om man bør trekke seg fra styret.

____

At styrearbeidet ikke er dokumentert med styreprotokoll, eller andre brudd på saksbehandlingen, vil sjelden i seg selv gi erstatningsansvar for styret, men mangler det styreprotokoll, kan det være grunn til å tro at nødvendig styrebehandling mangler. For å unngå erstatningsansvar er det derfor viktig å dokumentere styrets vurderinger på de forskjellige sakene og hva de bygger på. Det må derfor avholdes styremøter hvor det lages gode protokoller. Dette er spesielt viktig hvis ting går dårlig eller det skal gjøres en større investering. Styrets medlemmer kan for eksempel bli ansvarlig hvis de inngår en leieavtale for større lokaler, hvis man burde sett at en ikke ville greie å betale den nye leien.

Oppsummering

Hvordan et styre fungerer, er avhengig av hvem som sitter i det. Sammensetningen og størrelsen på et styre er mekanismer eiere kan påvirke, og hvilken rolle disse faktorene spiller for bedriftens resultater, blir viktig. Godt styrearbeid dreier seg om å forstå styrets rolle, om å forstå sitt og styrets ansvar og ikke minst om å forstå hvordan rollen skal utøves for å være til inspirasjon for ledelsen og eiere. Gode rapporteringsrutiner, et års hjul for styrearbeidet som sikrer at alle viktige saker blir behandlet i styret, samt god dokumentasjon, vil være i hvert enkelt styremedlems interesse. Styret har et forvaltnings-, tilsyns- og informasjonsansvar. Styremedlemmene er erstatningsansvarlig for økonomisk tap som de forsettlig eller uaktsomt påfører andre i utførelsen av rollen som styremedlem. For å unngå erstatningsansvar er det derfor viktig å dokumentere styrets vurderinger på de forskjellige sakene og hva de bygger på. Det må derfor avholdes styremøter hvor det lages gode protokoller.